Werknemer functioneert niet: wanneer kunt u ontbinding vragen?

Een werknemer presteert structureel onvoldoende. Klanten klagen, afspraken worden niet nagekomen of de kwaliteit van het werk blijft achter. Voor een werkgever is dat belastend, maar onvoldoende functioneren rechtvaardigt niet automatisch ontslag.

Bij een ontslag wegens disfunctioneren moet de werkgever onder meer kunnen aantonen wat niet goed gaat, dat de werknemer daarvan tijdig op de hoogte is gebracht en dat hij een serieuze kans heeft gekregen zijn functioneren te verbeteren. Een goed opgebouwd dossier is daarom geen formaliteit, maar vaak beslissend voor de uitkomst.

Wat verlangt de wet?

Artikel 7:669 lid 3, onder d, BW noemt als ontslaggrond de ongeschiktheid van de werknemer voor de overeengekomen arbeid, anders dan door ziekte of gebreken. De werkgever moet de werknemer daarvan tijdig in kennis hebben gesteld en hem voldoende gelegenheid hebben gegeven zijn functioneren te verbeteren. Verder mag het probleem niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg voor scholing of arbeidsomstandigheden.

Daarnaast moet de werkgever in beginsel onderzoeken of herplaatsing in een passende functie binnen een redelijke termijn mogelijk is, al dan niet met scholing. Is sprake van een opzegverbod, bijvoorbeeld wegens ziekte, dan moet afzonderlijk worden onderzocht of ontbinding mogelijk is. Disfunctioneren als gevolg van medische beperkingen kan niet zonder meer onder de d-grond worden gebracht.

Maak concreet wat er misgaat

Algemene kwalificaties als “niet proactief”, “past niet in het team” of “functioneert onder de maat” zijn onvoldoende als niet duidelijk is welke feiten daarachter schuilgaan. Leg concrete voorbeelden vast: welke taak moest worden uitgevoerd, wat was afgesproken, wat is feitelijk gebeurd en welke gevolgen had dit?

Maak onderscheid tussen vakinhoudelijk functioneren, houding en gedrag. Vergelijk het functioneren met de eisen die redelijkerwijs bij de functie horen. Eerdere positieve beoordelingen kunnen relevant zijn: verklaar dan waarom het beeld is veranderd. Een dossier dat pas wordt opgebouwd nadat al tot ontslag is besloten, is kwetsbaar.

Bied een reële kans op verbetering

De Hoge Raad heeft in zijn beschikking van 14 juni 2019 (ECLI:NL:HR:2019:933) benadrukt dat de werknemer een serieuze en reële gelegenheid tot verbetering moet krijgen. De wet schrijft geen vast model of standaardduur voor. Wat redelijk is, hangt onder meer af van de aard en het niveau van de functie, de ervaring van de werknemer, de ernst van de tekortkomingen, de duur van het dienstverband en de eerdere begeleiding.

Een bruikbaar verbetertraject bevat concrete verbeterdoelen, passende begeleiding, zo nodig scholing, tussentijdse evaluaties en een reële periode om resultaat te boeken. Leg vast welke ondersteuning de werkgever biedt én welke inzet van de werknemer wordt verwacht. De werknemer hoeft niet zonder kritiek met ieder verwijt in te stemmen; de werkgever moet het traject wel daadwerkelijk inhoud geven.

Heeft de werknemer bijvoorbeeld onvoldoende kennis van nieuwe systemen, dan kan scholing nodig zijn. Is sprake van klachten over samenwerking, dan moet worden nagegaan welke feiten vaststaan en of begeleiding kan helpen. Een verbeterplan dat vooral bedoeld is als opmaat naar ontslag, voldoet niet aan de bedoeling van de wet.

Herplaatsing en de juiste ontslaggrond

Als verbetering uitblijft, is de volgende vraag of een andere passende functie beschikbaar is of binnen de redelijke termijn beschikbaar kan komen. Daarbij zijn de organisatie en, waar van toepassing, de ondernemingsgroep relevant. De werkgever moet dit onderzoek kunnen toelichten.

Niet ieder conflict over functioneren is een d-grond. Bij een ernstig verstoorde verhouding kan de g-grond aan de orde zijn, maar daarvoor gelden eigen vereisten. De cumulatiegrond (i-grond) kan onder voorwaarden relevant zijn als meerdere onvoldragen ontslaggronden samen voldoende gewicht hebben; een extra vergoeding is dan mogelijk. Dit neemt de noodzaak van een zorgvuldig dossier niet weg.

Wanneer naar de kantonrechter?

Wanneer de werkgever het disfunctioneren, het verbetertraject en het herplaatsingsonderzoek voldoende heeft onderbouwd, kan ontbinding worden verzocht bij de kantonrechter op grond van artikel 7:671b BW. De rechter beoordeelt ook eventuele opzegverboden, de beëindigingsdatum en de financiële gevolgen.

In beginsel kan de werknemer bij beëindiging op initiatief van de werkgever aanspraak maken op een transitievergoeding. Bij ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever kan daarnaast een billijke vergoeding aan de orde zijn. Een onzorgvuldig ontslagtraject kan daardoor veel duurder uitvallen dan een tijdig en deugdelijk begeleid verbetertraject.

Praktische aanpak voor werkgevers

Bespreek problemen zodra zij zich voordoen, leg ze zakelijk vast en geef de werknemer een duidelijke reactie- en verbeterkans. Betrek de leidinggevende bij de feitelijke beoordeling, maar houd de besluitvorming controleerbaar. Beoordeel vóór een ontbindingsverzoek of het dossier niet alleen de tekortkomingen, maar ook de aangeboden ondersteuning laat zien.

Soms is een regeling met wederzijds goedvinden een verstandige uitkomst. Ook dan is het belangrijk eerst de juridische uitgangspositie, de financiële risico’s en de gevolgen van de afspraken te kennen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een verbetertraject duren?

Er geldt geen vaste wettelijke termijn van bijvoorbeeld drie of zes maanden. De duur moet passen bij de functie, de tekortkomingen en de omstandigheden van de werknemer.

Is één slechte beoordeling voldoende voor ontslag?

Meestal niet. De werkgever moet het functioneren concreet onderbouwen en de werknemer in beginsel werkelijk de kans geven zich te verbeteren.

Mag ik ontslag vragen als de werknemer zich ziek meldt?

Een opzegverbod kan aan ontbinding in de weg staan. Dat vergt een afzonderlijke toets, ook wanneer het geschil oorspronkelijk over functioneren ging.

Juridisch advies

Wilt u een werknemer wegens disfunctioneren ontslaan of een verbetertraject juridisch toetsen? Van Delft Legal beoordeelt het dossier, de herplaatsingsmogelijkheden en de risico’s van een ontbindingsprocedure. Plan een kennismakingsgesprek.